الأرشفة الالكترونية أو كما يسميها البعض بالصادر و الوارد أو متابعة المعاملات أو متابعة المهام أو تطبيقات سير العمل ما هي إلى مسمى لمفهوم و حيد وهو برامج إدارة الوثائق أو ما تسمى (DMS) اختصار إلى (document management system) و هي تشترك بالمفهوم و لكن قد تختلف بالهدف النهائي و الوظائف كما الحال مع أي تطبيق حاسوبي , فإدارة الوثائق كنظام أو مفهوم عام يشمل كل ما سبق من تعريفات و يمكن تخصيصه بشكل أو بأخر ليتناسب مع الحاجة أو الوظيفة المحددة التي تريدها في عملك الخاص فالأرشفة كمفهوم عام يعتمد على حفظ و تصنيف الأوراق بطريقة يسهل الرجوع لها و يمكن ذلك عبر خزائن أو رفوف خاصة مع وضعها و ترتيبها داخل ملفات أو مجلدات مع تسميتها أو تعليمها بألوان مختلفة تختلف بطبيعة هذه الأوراق الآن و بدخول الحاسوب فإن العملية أصبحت أسهل و توفر المزيد من المرونة و الإمكانيات و سهولة في الاسترجاع و الفهرسة و الوصول و بالتأكيد تقليل التكاليف على المدى القصير و الطويل و تقليل الأوراق و تكلفة عملية المحافظة عليها و تكلفة أماكن تخزينها التاريخ المعروف لتطبيقات / برامج إدارة الوثائق يعود إلى بداية الثمانينات و التي كانت بالأساس تعتمد على تصوير الوثائق الورقية لتحويلها إلى هيئة الكترونية بشكل صورة و من ثم فهرستها و تصنيفها لسهولة الرجوع لها , و من هنا فإن المفهوم الأساسي كان هو بتحويل الشكل الورقي الملموس إلى ملفات الكترونية و حفظها و تسمى هذه المرحلة بأرشفة الوثائق و ذلك بتخزينها و حفظها بشكل الكتروني مع وضع ما يسمى بتعريف أو فهرسة أو (Tags) أو (Meta Data) كوسوم تعريفية لهذه الوثيقة بعد ذلك بدئت تدخل المزيد من الوظائف و الإمكانيات على هذه التطبيقات للاستفادة من هذه الصور المحفوظة, فليس الهدف هو مجرد الحفظ و لكن يمكن التعامل مع هذه الوثائق لزيادة الفعالية كتحريكها مثلا مابين الموظفين و الإدارات أو ربطها بالمزيد من الوصوفات / الوسوم (Meta data) لتكون كسجل تعريف لكل معاملة / وثيقة / ورقة مدخلة في النظام و يمكن التعامل معها على أنها وحدة مستقلة مثلا في حالة الصادر و الوارد بحيث يتم فصل تلك المعاملات الواردة عن تلك الصادرة عن الجهة مع إثرائها بالمزيد من الوصوفات و السجلات لمعرفة حالتها أو الإجراءات المتخذة عليها أو الحالات التي يمكن ان يرجع لها أو ربط الصادر منها بما يتعلق بالوارد أو العكس
