بصمت متبادل ..وبوداعة تسبق حتى المعرفة ..ترى أصابعهم تزحف شاردة نحو ظل القلم والحاسوب وعلى وجوهم ابتسامة عريضة ..كل منهم يعرف تفاصيل مهمته ما بين وارد وصادر وارشفة واجابة .. حفظ وأضابير ومتابعة لجان وغيرها كثيرلاينتظرون من احد ان ينذرهم بطوارئ او يفهمهم بمكبرات صوت من فرط ثقتهم بأنفسهم واخلاصهم بالعمل بأماكنهم الإجابة على اي كتاب تحت فوانييس افراد مطفأة
تلك هي أفراد الشعبة الادارية التي كان لمجلة واحة كربلاء وقفة مع مديرها السيد جواد الذي حدثنا عن طبيعة عملهم فأجاب قائلا “:-
ماهية طبيعة عملكم في الوحدة الإدارية ؟
ان طبيعة عملنا تحتم علينا متابعة كافة وحدات الشعبة الادارية وهي متابعة وحدة الواردة والصادر من الكتب الواردة الى الكلية وبعد تهميش السيد العميد عليها يتم تسجيلها في سجل الوارد ومن ثم اعداد الأجابة الملائمة لكل كتاب يصل الى الكلية او موقف حول الاوامر الجامعية الصادرة وكذلك مواقف اللجان المشكلة في الكلية ومتابعة وحدة الأرشيف الإلكترونية ووحدة الأضابير والحفظ ووحدة الافراد ومتابعة العلاوات والترفيعات السنوية لكافة منتسبي الكلية أضافة الى تحديث قاعدة البيانات الخاصة بكافة منتسبي الكلية واعداد المسودات الخاصة بألاجابة من الكتب الواردة الى الكلية وكذلك متابعة نشاطات الكلية والتنسيق في رئاسة الجامعة قسم الشوؤن الادارية حول ألامور التي تخص الكلية والمواقف المطلوبة من قبل رئاسة الجامعة أضافة الى التأكيد على ضرورة قيام كل موظف من الشعبة الادارية بأداء مهام على اكمل وجه .
هل تجدون معوقات تقف حائلا امام عملكم في الشعب ألادارية ؟
هنالك عدد من المعوقات الواجب معالجتها ومنها ألتأكيد على وجود غرفة مستقلة خاصة بالسيد مدير الشعبة الادارية حيث أن هذه الشعبة تعتبرمن واجهات الكلية ويتم مرافقتها من قبل عدد من ألاشخاص من خارج الكلية
التأكيد على رفد الشعبة الادارية بموظف فرع الحاسبات للأهمية القصوى في العمل الاداري حيث ان التطور العالمي بشأن الملفات وأرشفتها ومغادرة أستخدام الورق في الكتب الرسمية من الامور المهمة
كما تحتاج الكلية الى موظف أحصائي في كلية الادارة وألاقتصاد فرع ألاحصاء لاكمال الامور الخاصة بقاعدة البيانات
كيف تتم عملية تقسيم المهام الادارية للشعبة
ان الشعبة الادارية وحسب الهيكيلية تتكون من الوحدات التالية
وحدة الصادر والوارد
وحدة الافراد
وحدة الارشفة الالكترونية
وحدة الحفظ والاوليات
وحدة قاعدة البيانات
هل هناك ترابط بين عملكم في الوظيفة وبقية الاقسام في الكلية ام ان الاوامر الادارية تكون صادرة حصرا من مكتب العميد ؟
نعم هنالك ترابط بين الشعبة وبقية فروع الكلية علما ان هنالك جهل في اهمية الشوؤن الادارية بالنسبة للتدريب الكلية مع العلم بأن نجاح الكلية هي من مسؤولية الجميع وفي حاله كون الامور الادارية للكلية مضبوطة فأن الامور الباقية تتم بيسر وسلاسة وان الاوامر الادارية تصدر من الشوؤن الادارية وفي حالات استثنائية يتم اصدار بعض الاداريات من مكتب السيد العميد علما ان عملنا يحتاج الى خبرة وتمارين ادارية مستمرة كالدورات وحلقات تطويرية مستمرة .
كم عدد الكتب التي يتم الاجابة عليها يوميا وماهي طبيعة تلك ألاجابات ؟
الكتب الواردة الى الكلية بحدود ( 50) كتابا يوميا “
تتم ألاجابة بحدود 35-40 كتابا يوميا
يتم تصدير بحدود 80 كتابا يوميا وذلك لكون الصادر متنوع علما بأن طبيعة هذه الكتب مختلفة حيث قسم منها عائد للشوؤن العلمية والسيد المعاون العلمي والاخر للتسجيل وان هذه الكتب تكون الاجابة عنها من حيث المعلومات الخاصة بها اضافة الى الكتب التي توزع الى الاقسام الرئيسية خارج الكلية مثل الباطنية والجراحة والاطفال والنسائية .
كيف تنظرون الى التوسع الحاصل في الاقسام العلمية وألادارية وهل هذا يشكل عبء على الوحدة ألادارية ؟
أن التوسع الحاصل في الاقسام العلمية وألادارية يكون مثمرا في حالة كون هذا يؤدي الى الوصول الى ادق التفاصيل في كافة الأمور علما بأن الكادر ألاداري يؤدي عمله بشكل متميز رغم اننا نلاقي متاعب من ألاقسام في كتابة وتحرير وإجابة بعض الكتب والجهة المرسلة اليها في السرعة القصوى للإجابة الى رئاسة الجامعة .
ماهي الوحدات ألادارية التي ترتبط مباشرة بالشؤون الادارية في الكلية ؟
كما قلنا سابقا “
وحدة الصادر والوارد
وحدة ألارشفة ألالكترونية
وحدة ألافراد
وحدة ألحفظ والاوليات
هل تلمسون تعاونا طيبا بين التوجيهات التي تصدرها الشؤون الادارية وبقيه الأقسام ؟
هنالك تعاون بسيط في هذا المجال حيث أن الاقسام لابد يكون اهمية الترتيب ألاداري والتنسيق لذا فهنالك العديد من الإشكالات الموجودة حيث أن عملية الحفظ لدى الفروع احيانا يشوبها التنظيم العشوائي وذلك لزحمة العمل المتواصل فيها وكونهم غير متفرغين لذلك . .
